Nachhaltigkeit: Umsteigen ins „papierlose Büro“

Ordnen Sie gerne Papier? Legen Sie alle Dokumente in Mappen oder im Aktenschrank ab? Bündeln Sie ihre Zeitungen ordentlich für die Papiersammlung? Haben Sie von wichtigen Unterlagen zwei, drei oder fünf Kopien? Bis zu den Sommerferien habe ich das auch gemacht. Jetzt aber beginnt mein neuer Arbeitsalltag – im „papierlosen Büro“.  

Nach den Sommerferien ist ein idealer Zeitpunkt, um mein Experiment zu starten. In der Sommerpause steht die Schweiz still, sind doch praktisch alle zwei bis drei Wochen in den Ferien. Der Briefkasten hat selten Post, ausser Rechnungen oder der Tageszeitung. Also optimale Voraussetzung für den Start vom „papierlosen Büro“.

Innovative Ideen wie der Umstieg auf das „papierlose Büro“ entstehen selten am Schreibtisch, sondern in stillen Zeiten, in der Langeweile oder an der Bushaltestelle.

So entstand auch meine Idee vom digitalen Büro zwischen der Sitzung in einer Pfarrei und dem Warten auf den nächsten Zug. Aber was erhoffe ich mir von diesem Projekt? Welche Motivation leitet mich? Lohnt sich der Aufwand oder die Umstellung?

Der Geistesblitz am Bahnhof

Als Leiter der Regionalstelle AKJ Oberland der Jugendseelsorge Zürich bin ich viel unterwegs und reise quer durch den Kanton mit Schwerpunkt Zürcher Oberland. Dort coache ich in meiner Tätigkeit als Fachperson die Jugendarbeitenden der Pfarreien. Unterstütze Seelsorge-Teams oder berate die Kirchenpflegen zum Thema Jugend und Jugendarbeit. Dabei gebe ich Unterlagen ab oder setze Impulse für ihre Arbeit.

Deshalb schleppte ich bislang doch einige Kilo Papier durch die Gegend und musste bereits am Vortag einige Überlegungen machen, welche Unterlagen ich morgen mitnehmen musste.

Bei den rund 26 Pfarreien im Dekanat Oberland brauchte ich zudem ein gutes Ablagesystem, in dem ich die Kundenunterlagen ordnen und auch wiederfinden konnte. Wird doch noch einiges in der katholischen Kirche Zürichs auf Papier herausgegeben und die Gesprächsnotizen werden vielfach ausgedruckt und abgelegt.

Nach meinem Geistesblitz am Bahnhof Anfang Jahr habe ich mich über das „papierlose Büro“ informiert. Die Idee stammt schon aus den 70er Jahren, doch hapert es meistens an der Umsetzung. Vielfach wurde angeraten, einfach mal anzufangen und nicht den Fehler zu machen, alte Unterlagen zu digitalisieren, sprich zu scannen. Zudem wenig Tools und Programme zu nutzen und pro Aufgabe ein Werkzeug einzusetzen. So testete ich unterschiedliche Apps oder Online-Anwendungen. Auch die Speicherung der Daten ist ein Knackpunkt, gibt es doch in der Kirche kein zentrales Datensystem.

Papierloses Büro – ein Mix von Medienkompetenz und Minimalismus

Ich beschäftige mich seit längerer Zeit mit Medienkompetenz und Minimalismus. Über die  Medienkompetenz der Jugendarbeiter habe ich bereits meine Bachelor-Arbeit geschrieben und unterschiedliche Tools für die Jugendarbeit entwickelt. Der Ansatz vom Minimalismus, einem alternativen Lebensstil in unserer konsumorientierten Überflussgesellschaft, setze ich privat seit 2008 um und es gehört zu meinem Steckenpferd, Projekte pragmatisch umzusetzen. Diese beiden Ansätze verbinde ich bis Ende Jahr im Projekt-Experiment „papierloses Büro“.

Natürlich habe ich auch zwei E-Bücher gelesen. Denn schliesslich gibt es per sofort nur digitale Bücher. Auch wenn bezüglich „papierlosem Büro“ noch vieles nicht wissenschaftlich erforscht ist und eher selfmade wirkt, gibt es doch schon reichhaltige Erfahrung damit und deshalb habe auch ich jetzt losgelegt.

Ein paar Knackpunkte bleiben

Zurück im Alltag: Gerade ruft mich jemand in meinem Büro an. Schnell möchte ich das Post-it zücken und eine Notiz schreiben. Doch im „papierlosen Büro“ gibt es keine Zettel oder Kugelschreiber. Ich überlege kurz und entscheide, die digitale Notiz von Outlook zu nützen. Dann muss ich meine Spesen erfassen und merke, dass die Zentrale die Quittung im Original braucht und ich kann sie nicht scannen. Die Tageszeitung bestelle ich nächste Woche ab und wechsle für ein Jahr auf die Online-Ausgabe.

Ich rufe eine neue Jugendarbeiterin an, die Anfang August angefangen hat und vereinbare einen ersten Coaching-Termin für nächste Woche. Dabei bemerke ich, dass ich viele Unterlagen noch in Papierform habe und doch wieder Papier-Kilos schleppen muss. Im Instagramkonto @akj_oberland wünscht mir @iSicht viel Glück beim Experiment und per Mail informiert sich eine Fachperson, wie mein Start mit dem „papierlosen Büro“ geglückt sei.

Was passiert eigentlich, wenn ich Wasser über mein iPad kippe? Meine Daten nicht gesichert werden?

Oder ich gar keine Zeit „spare“ bei der Umsetzung des digitalen Büros? Wie mache ich das mit dem Datenschutz? Können Rechnungen überhaupt digital sein in der Kirche? Die Flyer der Jugendseelsorge Zürich müssen doch auf Papier sein? Verliere ich Kunden wegen des digitalen Büro?

Wie schon Papst Franziskus im neuen Film sagte: „Es gibt viel zu tun, packen wir es an…“ vertraue ich darauf, dass doch einiges möglich sein wird. Jemand muss den Anfang machen und ich starte mal. Wer ist als nächster dabei? Ruf mich einfach an!

Nach den Herbstferien ziehe ich dann eine Zwischenbilanz. Wieder in diesem Blog.

Stefan Ritz ist Leiter des AKJ Oberland

  • Instagram @akj_oberland
  • Twitter @akj_oberland

 

Ich nutze für mein papierloses Büro folgende Tools:

  • Notizen mit Outlook, Synchronisation mit Exchange für iPhone und iPad
  • App GoodNotes für Sitzungen, Beratung und Coaching mit Stift zum Schreiben
  • Termine & Aufgaben im Outlook Kalender (To Dos mit unterschiedlichen Farben)
  • Speicherort Lacie, externe Festplatte,
  • Backup im Tresor Word (PC) oder Pages (iPad) für Dokumente

 

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