Papierloses Büro ist kein Mythos

AKJ-Leiter Stefan Ritz zieht eine Zwischenbilanz: Sein Experiment mit dem Büro ohne Papier funktioniert tatsächlich.

 

Bringt die Umstellung auf papierloses Büro etwas? Habe ich einen echten Vorteil im Alltag? Werden meine Augen wirklich schneller müde? Geht das überhaupt in der Katholischen Kirche?

Heute möchte ich nicht mehr zurück. Bereits nach 3 Monaten kann ich sagen, dass die Vorteile überwiegen.

Sicherlich gibt es die eine oder andere Herausforderung, doch unter dem Strich ist es gut machbar bzw. umsetzbar.
Ein paar Beispiele aus der Praxis:

Keine Vergangenheit scannen

Sind wir ehrlich: 90% der Unterlagen verwenden wir nie mehr. Wieso betreiben wird einen solchen Aufwand, um alles säuberlich abzulegen oder zu ordnen?

Ich habe der Versuchung widerstanden und den Tipp befolgt, keine alten Unterlagen zu scannen sondern einen Schnitt zu machen. Danach habe ich die Unterlagen konsequent digital bearbeitet, erstellt oder weitergeleitet.

Bürotisch von Stefan Ritz früher: von Papier übersät

Sitzungen

An externen Sitzungen bzw. Beratungen erwarten die Kunden (Pfarreien), dass ich Papier dabei habe. Deshalb habe ich in den ersten drei Monaten die Unterlagen ausgedruckt und mitgebracht. Meine Unterlagen hatte ich digital dabei und es ergaben sich dadurch spannende Diskussionen über Sinn und Unsinn von Papierkopien. In den kommenden Monaten möchte ich die Unterlagen per Mail zustellen. So überlasse ich es den Kunden ob sie diese auf dem iPad bzw. Laptop anschauen oder ausdrucken.

Mail ausdrucken

Früher habe ich ab und zu Mails ausgedruckt und zu meinen Unterlagen gelegt. Als Erinnerung das ich etwas nicht vergesse oder für meine Absicherung bei Abmachungen.

Heute lege ich das alles in meinem Mailprogramm Outlook in einen einzigen Archiv-Ordner. Bei Bedarf suche ich an der Sitzung oder ad hoc das Mail, wenn ich es brauche. Das geht relativ schnell und zuverlässig.

Falls die Information relevant ist, lege ich das Mail im entsprechenden Ordner auf dem PC ab.

Bürotisch von Stefan Ritz heute: papierlos

Informationen (Flyer, Prospekte, Zeitungen)

In der Kirche werden noch viele Informationen auf Papier gedruckt und ich erhalte vieles doppelt. Per Post als Infoflyer und/oder per Newsletter.

Der Vorteil des Papiers ist, dass ich es unkompliziert in einem Gespräch weitergeben kann. Die News per Mail sind schneller weggeklickt bzw. gelöscht.

Wir versuchen aber immer mehr auf digitale Infos umzusteigen.

Rechnungen

Bei den Rechnungen ist eine komplette Umstellung nicht möglich. Die Zentrale möchte die Original- Rechnungen mit Visum und Scann ist nicht möglich. Auch sind E-Rechnungen noch selten und PDF-Rechnungen werden nur vereinzelt angeboten.

Das Visum betreffend der Rechnung ist ein Knackpunkt und ich sehe in den nächsten Monaten bis jetzt keine Lösung.

Gesprächsnotizen

Für Notizen oder Gespräche (Coaching bzw. Beratung) hat sich das iPad sehr bewährt. Alle Notizen an einer Sitzung mache ich in der App „GoodNotes“. Dort kann ich bei Bedarf nachschauen oder auf Wunsch die Notizen per PDF weiterleiten. Auch ein Protokoll oder weiteres kann man per Handschrift mit einem Stift gut umsetzen. Für Kurznotizen (ehemalig Post-it) nütze ich die Notizfunktion von Outlook. So habe ich es auf dem Smartphone, dem PC und dem iPad gleichzeitig. Falls mir etwas unterwegs einfällt, schreibe ich es in die digitale Notiz und habe es immer und überall dabei. Eine wirklich gute Sache.

Zwischenfazit zum papierlosen Büro

Die Umstellung auf das „Papierlose Büro“ ist in einem ersten Schritt gut gelungen. Sicherlich ist es bei kleineren Teams einfacher umzustellen, weil weniger Schnittstellen vorhanden sind. Jedoch habe ich das Thema pragmatisch angepackt und einfach mal angefangen.

Ab und zu lese ich ein Fachbuch aus Papier damit meine Augen eine Bildschirmpause haben.

Ich bin gespannt wie die nächsten drei Monate noch werden und ob ich noch weitere Vor- oder Nachteile entdecke. Machen Sie auch bereits mit und steigen um? Schreiben Sie einen Kommentar als Rückmeldung. Darüber würde ich mich freuen. Herzlichen Dank!

Antworten